Системный раздел "Хранилище документов"

Хранилище документов - это системный раздел, в котором размещены информационные объекты необходимые пользователю в работе/ разработанные им (другими сотрудниками организации/ формируемые автоматически) в системе.

Элементы системного раздела "Хранилище документов"

У разных сотрудников состав раздела, доступность объектов (документов) входящих в состав папок (внешний документооборот, шаблоны ...), может быть различным (зависит от вхождения сотрудника в рабочие группы системы (права пользователей): Руководство, Группа регистрации и т.д.). Раздел содержит следующие элементы:

Внешний документооборот - системная папка, содержащая все объекты (документы) внешнего документооборота (см. Раздел "Внешний документооборот");

Внутренний документооборот - системная папка, содержащая все объекты (документы) внутреннего документооборота (см. Раздел "Внутренний документооборот");

Проекты - одноименная системная папка, содержащая Проекты (см. Раздел "Проекты");

Архив проектов - системная папка, содержащая Проекты переданные (загруженные в систему Архивные Проекты) в Архив (статус объекта (документа) В архиве), Проекты находящиеся на Архивировании (статус объекта (документа) На архивировании), архивные Части Проектов и Инвентарную книгу;

Папка, имя которой представляет собой год - содержит, в свою очередь, Проекты переданные (загруженные в систему) в Архив. Формируется автоматически.

Выборка Архивные части проектов.

Выборка Инвентарная книга.

Проектный документооборот - системная папка, содержащая объекты (документы) созданные в процессе работы с Проектами (разрешения на внесение изменений, запросы, накладные, протоколы передачи данных (Трансмитталы));

Папка Запросы.

Черновики - системная папка для хранения Запросов, которые не прошли процедуру утверждения (присваивается автоматически следующий по порядку номер в зависимости от типа Запроса (три типа - для каждого своя нумерация в системе)). После утверждения, Запрос переносится в папку, соответствующую году и месяцу.

Папка, имя которой представляет собой год - содержит, в свою очередь, другие папки с именем месяца. Формируется автоматически.

Папка с именем месяца - содержит Запросы, номер которым присвоен в данном месяце. Формируется автоматически.

Папка Накладные.

Не зарегистрировано - системная папка для хранения Накладных, которым еще не присвоен регистрационный номер. После присвоения такого номера (регистрации), Накладная переносится в папку, соответствующую году и месяцу регистрации.

Папка с именем месяца - содержит Накладные, регистрационный номер которым присвоен в данном месяце. Формируется автоматически.

Папка Разрешения на внесение изменений.

Не зарегистрировано - системная папка для хранения Разрешений на внесение изменений, которым еще не присвоен регистрационный номер. После присвоения такого номера (регистрации), Разрешение переносится в папку, соответствующую году и месяцу регистрации.

Папка с именем месяца - содержит Разрешения на внесение изменений, регистрационный номер которым присвоен в данном месяце. Формируется автоматически.

Папка Протоколы передачи данных (включает в себя папки типов: Входящие протоколы и Исходящие протоколы).

Папка Входящие протоколы передачи данных (Входящий Трансмиттал).

Не зарегистрировано - системная папка для хранения Входящих протоколов передачи данных, которым еще не присвоен регистрационный номер. После присвоения такого номера (регистрации), Входящий протокол переносится в папку, соответствующую году и месяцу регистрации.

Папка с именем месяца - содержит Входящие протоколы передачи данных, регистрационный номер которым присвоен в данном месяце. Формируется автоматически.

Папка Исходящие протоколы передачи данных (Исходящий Трансмиттал).

Не зарегистрировано - системная папка для хранения Исходящих протоколов передачи данных, которым еще не присвоен регистрационный номер. После присвоения такого номера (регистрации), Исходящий протокол переносится в папку, соответствующую году и месяцу регистрации.

Папка с именем месяца - содержит Исходящие протоколы передачи данных, регистрационный номер которым присвоен в данном месяце. Формируется автоматически.

Поручения и задачи - системная папка, содержащая все поручения, назначения, операции и задачи, сформированные когда-либо в процессе работ над объектами (документами);

Папка Поручения.

Папка с именем месяца - содержит Поручения, выданные в данном месяце. Формируется автоматически.

Папка Задачи, назначения и операции.

Папка с именем месяца - содержит Задачи, Назначения и Операции выданные в данном месяце. Формируется автоматически.

Дела - системная папка структурированная по типам объектов (документов) в системе (объекты (документы) Внутреннего/ Внешнего документооборота: Входящие документы, Исходящие документы ...) с указанием хранения (расположением) оригиналов объектов (документов) по подразделениям, Дел по Проектам и личных пользовательских Дел (см. Раздел "Дела");

Справочники - системная папка, содержащая справочники Контрагентов (Заказчики, Субподрядчики и т.д.) и типовых Объектов проектирования (см. Раздел "Справочники");

Структура предприятия - системный раздел, содержащий элементы структуры предприятия заведенный для организации в системе: подразделения организации, должности, сотрудники ... . Состав папки (доступность входящих в нее подразделов) зависит от прав пользователя в системе (Рабочие группы, Версии (структуры предприятия)) (см. Раздел "Структура предприятия");

Отчеты - содержит динамические сводные отчеты в виде выборок, характеризующих ход выполнения поручений или работ сотрудниками на текущий момент времени;

Шаблоны - системная папка, содержащая типовые Шаблоны различных объектов в системе: документов (Документ: проектный/ Документ: задание), работ (Работы: исполнителю ...), Проектов. Карты типовых маршрутов (доступно администратору системы) следования объектов (документов) при прохождении: согласования, авторизации, нормоконтроля и т.д (см. Раздел "Шаблоны").