|
1. Запустить команду создания записки.
1.1 Для докладных записок:
·На подразделе Записки вызвать контекстное меню и выбрать
 Докладная записка; ·На подразделе Докладные вызвать контекстное меню и выбрать
Докладная записка. 1.2 Для объяснительных записок:
·На подразделе Записки вызвать контекстное меню и выбрать
Объяснительная записка; ·На подразделе Объяснительные вызвать контекстное меню и выбрать
Объяснительная записка. 1.3 Для служебных записок:
·На подразделе Записки вызвать контекстное меню и выбрать
Служебная записка; ·На подразделе Служебные вызвать контекстное меню и выбрать
Служебная записка; ·На панели инструментов Команды нажать кнопку Служебная записка.
 2. Откроется диалоговое окно создания записки.
В данном примере представлено диалоговое окно создания служебной записки.
 3. Ввести данные на вкладке "Документ".
3.1 Перейти на вкладку Документ.
3.2 Поставить флаг Ввод бумажного архива, если вводится в систему архивный документ.
3.3 Задать требуемое состояние флага Обязательна процедура согласования. Флаг отображается только в диалоговых окнах служебных записок. В окнах докладных и объяснительных записок флаг отсутствует. Установить флаг при необходимости согласования служебной записки с другими сотрудниками или оставить его снятым при отсутствии необходимости такого согласования.
3.4 В поле Тема ввести тему записки.
3.5 В поле Содержание ввести собственно текст записки или же только краткие сведения о ней, если записка оформлена как отдельный файл:
·Нажать кнопку
 Редактировать содержание;·В открывшемся окне Содержание ввести требуемый текст и закрыть окно кнопкой ОК;
·Введенный текст будет отображаться в поле Содержание.
3.6 Если записка оформлена в виде отдельного файла, то прикрепить его:
Нажать кнопку
 Добавить файл с диска. В открывшемся окне Открыть выбрать файл и нажать кнопку Открыть;·Для добавления файла со сканера, использовать кнопку
 Добавить файл со сканера;·Прикрепить вышеупомянутыми способами все необходимые файлы;
·Имена всех прикрепленных файлов будут отображаться на вкладке Прикрепленные файлы.
3.7 В поле Проекты указать, если необходимо, наименования проектов, связанных с запиской:
·Для добавления проектов нажать кнопку
 Добавить проект справа от поля. В открывшемся окне Выберите объекты задать флагами требуемые проекты и закрыть окно кнопкой ОК;·Для удаления проектов из поля нажать кнопку
 Удалить проект справа от поля. В открывшемся окне Выберите объекты задать флагами удаляемые проекты и закрыть окно кнопкой ОК.4. Ввести данные на вкладке "Адресаты".
4.1 Перейти на вкладку Адресаты.
4.2 Задать список адресатов (т.е. список сотрудников, которым адресована записка).
Сотрудники, с которыми должна согласовываться эта записка, а также сотрудники, перечисленные на вкладках Лист ознакомления и Лист доведения, в данный список не вносятся.
5. Ввести данные на вкладке "Лист ознакомления".
5.1 Перейти на вкладку Лист ознакомления.
5.2 Создать список сотрудников, которым записка направляется для ознакомления. После ознакомления, перечисленные сотрудники должны будут подтвердить факт своего ознакомления с документом.
Сотрудники, с которыми должна согласовываться эта записка, а также сотрудники, перечисленные на вкладках Адресаты и Лист доведения, в данный список не вносятся.
6. Ввести данные на вкладке "Лист доведения".
6.1 Перейти на вкладку Лист доведения.
6.2 Создать список сотрудников, которым разрешен просмотр данной записки. Какого-либо подтверждения того, что они ознакомились с документом, от них не требуется.
Сотрудники, с которыми должна согласовываться эта записка, а также сотрудники, перечисленные на вкладках Адресаты и Лист ознакомления, в данный список не вносятся.
7. Закрытие диалогового окна создания записки.
7.1 Нажать кнопку ОК в правом нижнем углу окна.
7.2 Окно закроется. Записка будет сохранен в папке Незарегистрировано подраздела, соответствующего типу этой записки (в данном примере - в подразделе Служебные).
 8. Дальнейшие действия с готовой запиской зависят от того, требуется ли ее редактирование и согласование:
·Если флаг Обязательна процедура согласования не установлен (или отсутствует, как для докладных и объяснительных записок), то записка отправляется автором на редактирование, а затем на регистрацию, или же сразу на регистрацию, если этап редактирования не нужен;
·Если флаг Обязательна процедура согласования установлен, то записка отправляется автором на редактирование, а затем на согласование, или же сразу на согласование, если этап редактирования не нужен.
|
|
|||||
|
|||||