|
1. Запустить команду создания исходящего документа любым указанным ниже способом:
·На подразделе Исходящие документы вызвать контекстное меню и выбрать
 Исходящий документ; ·На панели инструментов Команды - Исходящий документ.
 2. Откроется диалоговое окно создания исходящего документа.
 3. Ввести данные на вкладке Документ.
3.1 Перейти на вкладку Документ.
3.2 Задать состояние флага Обязательна процедура согласования. По умолчанию флаг снят.
3.3 Ввести данные в поле Краткое описание;
·Нажать кнопку
 Редактировать содержание;·В открывшемся окне ввести требуемый текст и закрыть окно кнопкой ОК;
3.4 В поля Листов, Приложений и Листов приложений ввести данные, соответствующие бумажному экземпляру документа. Для документа, существующего только в электронном виде, эти данные допускается не проставлять.
3.5 Прикрепить файл исходящего письма.
3.5.1 Если исходящее письмо представлено на бумаге:
·Отсканировать письмо, используя кнопку
 Добавить файл со сканера. Имя полученного таким способом файла будет отображаться на вкладке Прикрепленные файлы.3.5.2 Если исходящее письмо представлено в виде одного или нескольких файлов:
·Прикрепить все файлы к создаваемому документу, используя кнопку
 Добавить файл с диска. В открывшемся окне Открыть выбрать файл и нажать кнопку Открыть. Имена всех файлов будут отображаться на вкладке Прикрепленные файлы.3.6 Ввести данные в поле Исполнитель:
·По умолчанию в поле автоматически вводится данные автора документа;
·Для ввода другого исполнителя нажать кнопку
 Выбрать исполнителя ИсхД справа от поля. В открывшемся окне Выбор исполнителя выбрать требуемого исполнителя и закрыть окно кнопкой ОК.3.7 Ввести получателя документа. Для этого нажать кнопку
 . В открывшемся окне Выбор организаций выбрать требуемую и закрыть окно кнопкой ОК. Данные будут занесены на вкладку Адресаты.3.8 Ввести данные в поле Подписал:
·Нажать кнопку
справа от поля. В открывшемся окне Выбор подписывающего выбрать требуемого и закрыть окно кнопкой ОК.3.9 Ввести, данные в поле Повторно к, если это необходимо:
·Нажать кнопку
Выбрать ИсхД, связанный с данным ИсхД справа от поля. В открывшемся окне Выбор документа выбрать требуемый исходящий и закрыть окно кнопкой ОК;·Для удаления данных из поля нажать кнопку
 Удалить.3.10 Ввести данные в поле В ответ на, если это необходимо:
·Нажать кнопку
Выбрать ВхД, связанный с данным ИсхД справа от поля. В открывшемся окне Выбор документа выбрать требуемый входящий и закрыть окно кнопкой ОК;·Для удаления данных из поля нажать кнопку
Удалить.3.11 Ввести данные в поле Проекты, если это необходимо:
·Нажать кнопку
Добавить проект справа от поля. В открывшемся окне Выберите объекты задать флагами требуемые проекты и закрыть окно кнопкой ОК;·Для удаления данных из поля нажать кнопку
Удалить проект.4. Ввести данные на вкладке Адресаты.
4.1 Перейти на вкладку Адресаты. В таблице будут отображаться получатели, заданные ранее на вкладке Документ.
4.2 Задать получателя, если он не задан ранее:
·Для добавления адресата нажать кнопку
 Добавить. В открывшемся окне Выбор организаций раскрыть выпадающий список и выбрать требуемую категорию организаций для отображения. В списке выбрать требуемую и закрыть окно кнопкой ОК; ·Повторить операцию, если необходимо добавить еще одного получателя;
·При необходимости, кнопками
 Создать нового контрагента и  Создать новое физлицо создать нового контрагента или новое физлицо;·Для удаления получателя вызвать на строке с ним контекстное меню и выбрать
Удалить строку.4.2 Задать способ отправки исходящего документа:
·На имени получателя вызвать контекстное меню и выбрать команду
 Задать способ отправки; В открывшемся окне Отправка документов из выпадающего списка выбрать способ отправки, в поле Введите контактные данные ввести соответствующие данные и закрыть окно кнопкой ОК.
 Список способов отправки может быть изменен администратором системы.
4.3 Задать необходимость уведомления от получателя:
·На имени получателя вызвать контекстное меню и выбрать команду
 С уведомлением; ·В столбце Ожидается уведомление установится флаг, обозначающий необходимость поступления от адресата уведомления о получении данного исходящего документа. Для снятия флага необходимо вновь вызвать контекстное меню и выбрать
Без уведомления. 5. На вкладке Лист ознакомления создать список сотрудников, которым документ направляется для ознакомления. Процесс создания списка приведен в разделе Вкладка «Лист ознакомления».
6. На вкладке Лист доведения создать список сотрудников, которым разрешен просмотр данного документа. Процесс создания списка приведен в разделе Вкладка «Лист доведения».
7. Закрыть окно создания документа кнопкой ОК в правом нижнем углу. Документ будет сохранен в системной папке Незарегистрировано подраздела Исходящие документы.
 8. Если же создание черновика документа завершено, то его направляют на редактирование, а если это не нужно - то на согласование, или сразу на подпись, если редактирование и согласование не нужны.
|
|
|||||
|
|||||