Документ: комплексное задание

Документ: комплексное задание - задание/ задание смежному (-ым) подразделению (-ям)/ задание в отдел, объект (документ) с файлами (графические, текстовые ...) содержащий информацию необходимую для подготовки проектной документации, подготовленный несколькими отделами (последовательно (разработка документа: задания несколькими отделами - последующая выдача в принимающий (-ие) отделы)).

Диалоговое окно Свойств Документа: комплексное задание идентично Документу: задание (см. раздел Диалоговое окно свойств Документа: задания, отличие на вкладке Параметры задания - указание отделов для совместной разработки).

Создание Документа: комплексное задание

1. Вызвать команду:

На элементе структуры проекта Работы: подразделению (без состава) вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить задание... .

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств работы.

На элементе структуры проекта Часть вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить задание... .

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств Части.

На элементе структуры проекта Стадия вызвать контекстное меню и выбрать команду Добавить задание... .

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств Стадии.

2.1 В диалоговом окне Создать новый документ типа ... выбрать - Документ: комплексное задание.

2.2 Откроется диалоговое окно (мастер) создания объекта (документа).

2.3 Ввести/отредактировать данные:

Вид документа - поле с видом документа (заполняется автоматически при создании объекта (документа) Документ: задание/Документ: комплексное задание);
Код по шаблону - поле для заполнения кода согласно стандартов принятых в Вашей организации (ввести в ручную/выбрать из заведенных в системе шаблонов Документов: заданий (заполняются поля указанные в шаблоне: Содержание/Принимающие отделы...));
Наименование - краткое наименование документа (заполняется идентично наименованию Работы: подразделению/ кратко при создании со Стадии/Части);
Содержание - описание разрабатываемых/передаваемых в рамках данного документа проектных данных (выполняемых действий);
Выдающий отдел - поле с данными об отделе начинающем разработку документа (объекта). При создании поле автоматически заполняется данными отдела запустившего команду. Задать маршрут - на разработку комплексного задания (кнопка Выбрать). Данные в поле заменятся на - Разработка по маршруту;
Принимающие отделы - таблица со списком отделов в адрес которых готовится задание;
Выдающая специальность - поле с указанием выдающей задание специальности отдела (задается из списка заведенных в системе, настраивается администратором);
Принимающие специальности - поле с перечнем специальностей отделов в адрес которых готовится задание (задается из списка заведенных в системе, настраивается администратором);
Исполнитель - поле с данными ответственного за разработку/выдачу документа (заполняется автоматически данными сотрудника создающего документ в системе);
Взять себе - флаг задающий ответственным исполнителем сотрудника создающего документ в системе (была произведена смена исполнителя);
Калькулятор дат - группа полей для задание плановых сроков окончания выполнения разработки/выдачи в принимающий (-ие) отдел (-ы);
Маршрут согласования - маршрут согласования разработанного/передаваемого документа (формируется автоматически, по умолчанию состоит из начальников отделов в адрес которых готовится задание);
ГИП утверждает согласование - флаг задающий требование согласования разрабатываемого/передаваемого документа, по мимо принимающих данный документ начальников отделов и иных специалистов (маршрут согласования), у ГИПа;
После согласования выдать задание автоматически - флаг автоматизирующий процесс выдачи, по результатам положительного согласования маршрута, разрабатываемого/передаваемого документа в принимающие отделы без участия (запуска команды выдачи) ответственным исполнителем;
После создания автоматически начать подготовку задания - флаг автоматизирующий процесс принятия в работу документа, связанных с ним Работ (минуя запуск команд выдачи/принятия - автопереход из статуса Планируется в статус В работе) для сотрудника являющегося автором создаваемого объекта (документа) и ответственным исполнителем в одном лице.

2.4 Созданный документ будет размещен в составе раздела (папки): Стадия/Задания/ Комплексные задания.

Ответственный разработчик информируется системой о поступившем в его адрес документе (в примере автор и исполнитель один и тот же сотрудник), Документ: задание/ Работы: подразделению (формируется автоматически при создании документа) приняты в работу - статус В работе (установлен флаг при создании в "мастере" - После создания автоматически начать подготовку задания).

Выдача Документа: комплексное задание в совместную разработку

1. Ответственным сотрудником на объекте (документе) вызвать команду

Вернуть в совместную разработку.

В контекстном меню на требуемом элементе (объекте (документе)).

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств.

В результате выполнения команды Документ: комплексное задание переводится в статус - Выполнено. Маршрут - на разработку комплексного задания переводится в статус - В работе.

2. На Документе: комплексное задание, ответственным на первом шаге сотрудником, вызываем команду

Начать разработку по маршруту (на первом шаге в Маршруте разработки комплексного задания установлен флаг Требуется согласование).

В контекстном меню на требуемом элементе (объекте (документе)).

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств документа.

В результате выполнения команды Документ: комплексное задание переводится в статус - На согласовании. Автоматически формируется Задача - на согласование на имя начальника отдела второго шага маршрута разработки. Направляется уведомление системы о выданной Задаче - на согласование.

3. Ознакомление с результатом выполнения работ выполненных на первом шаге маршрута разработки Документа: комплексное задание (установлен флаг Требуется согласование Результата на шаге №1 маршрута разработки).

Ответственный на втором шаге (маршрута разработки) сотрудник:

Получает уведомление системы - о направлении на согласование.

Видит данную Задачу в выборке: Рабочий стол/ Входящие мне/ Работы, поручения и задачи мне.

Вызывает команду

Работы начаты.

В контекстном меню на требуемом объекте (документе).

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств.

В результате выполнения команды Задача - на согласование переводится в статус - В работе.

Проверяет разработанные файлы в ходе выполнения Документа: комплексное задание на шаге №1 маршрута разработки.

Открывает карточку Свойств объекта (документа) из Задачи.

Переходит к объекту (документу) из Задачи.

Видит данный объект (документ) в выборке: Рабочий стол/ Входящие мне/ Документы/ На согласование/авторизацию.

Вызывает команду

Согласовано (возвращает на доработку с указанием причины (команда Отклонить) или отклоняет с выдачей Замечания).

В контекстном меню на требуемом объекте (документе).

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств документа.

В результате выполнения команды Задача - на согласование завершается. Документ: комплексное задание переводится в статус - Выполнено. Ответственный сотрудник за выполнение Работ на шаге №1 информируется о положительном согласовании (установлен флаг в маршруте разработки о необходимости согласования результата). В составе Работы: подразделению автоматически формируется и выдается новая Работа для отдела указанного в маршруте разработки на шаге №2. Ответственному сотруднику направляется уведомление системы - о выданной Работе.

4. На Документе: комплексное задание, ответственным на втором шаге сотрудником (Работа: подразделению выдается самому себе - руководителю подразделения (отдела) шаг №2 маршрута разработки), вызываем команду

Взять на редактирование (в примере два шага в маршруте разработки, если их больше (присутствуют в маршруте разработки шаг №3, 4 ... ) и/или не требуется редактирование Документа: комплексное задание данным отделом доступна команда

Передать следующему отделу. В результате выполнения команды Работа: подразделению завершается (статус Принято), маршрут разработки завершается (данный отдел последний в маршруте разработки (как в примере)) или передается на следующий шаг (в зависимости от параметров маршрута)).

В контекстном меню на требуемом объекте (документе).

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств.

В результате выполнения команды Документ: комплексное задание переводится в статус - В работе. Автоматически создается новая версия Документа: комплексного задания.

Работает с Документом: комплексное задание, вносит требуемые от его подразделения (прикрепляет файлы к объекту (документу), редактирует имеющиеся) правки. Отчитывается о выполнении: возвращает Документ: комплексное задание в совместную разработку, команда - Вернуть в совместную разработку. В результате выполнения команды Документ: комплексное задание переводится в статус - Выполнено. Завершает разработку командой Передать следующему отделу - в диалоговом окне подтверждает готовность Работы: подразделения для данного шага маршрута разработки. В результате выполнения команды Работа: подразделению переводится в статус - Принято. Маршрут разработки комплексного задания в статус - Завершено.

Сотрудник вышележащей Работы: подразделению (шаг №1, в примере два шага в маршруте) информируется системой о завершении соисполнителями своих Работ.

5. Завершаем Работы по разработке Документа: комплексное задание. Ответственным на первом шаге сотрудником выдаем разработанный Документ: комплексное задание в принимающий (-ие) отдел (-ы) - команда

Согласовать и выдать.

В контекстном меню на требуемом объекте (документе).

Выбрать команду из выпадающего списка карточки Свойств.

В результате выполнения команды Документ: задание переводится в статус - На согласовании. Работы: подразделению в статус - На согласовании. Маршрут на согласование - В работе (выдается Задача - на согласование). Сотруднику направляется уведомление системы - о выданном в его адрес документе для прохождения согласования (см. раздел Выдача и принятие Документа: задания).